Juba enamikes Eesti ettevõtetes on tänaseks sisse seatud raamatupidamise sise-eeskirjad, mis sätestavad reeglid, kuidas toimub dokumentide haldus ja ostuarvete menetlus. Sageli läbib ostuarvete kinnitamise protsess pika otsustajate jada enne kui jõuab otseste ülemuste, osakonnajuhtide või suuremate kulusummade puhul ka tegevjuhi töölauale. Dokumentide lai kinnitusring on oluliselt vähendanud olukordi, kus ettevõtted tasuvad arveid, mis tegelikkuses neile tasumiseks ei kuulu, toonitab Eesti Finantsteenuste Agentuuri (EFTA) raamatupidamise valdkonna arendusjuht Margit Põldmaa.
Enne lepingu sõlmimist uue kliendi või hankijaga hindab enamik ettevõtteid uue koostööpartneriga seonduvaid võimalikke riske ning tehakse põhjalik taustakontroll. Pikaajalise koostööpartneri puhul menetletakse ja kinnitatakse dokumente ilma võimalike ohte ette nägemata. Aga vaatamata paika pandud sise-eeskirjadele on ka sellisel juhul suur tõenäosus langeda küberpettuse ohvriks.
„Hädaoht loob korra“
19. sajandil elanud maailmakuulus prantsuse kirjanik Victor Hugo
Mullu aastal puutusime kokku väga professionaalselt ette valmistatud küberkuriteoga
Pettuse ohvriks langes Eesti tootmisettevõte, kes tellis oma pikaajaliselt koostööpartnerilt Šveitsis tootmisega seotud materjale, sagedusega 5-6 korda aastas. Suhtlus käis enamasti e-kirja teel, kuhu oli kaasatud Eesti ettevõttest logistikajuht ja Šveitsi ettevõttest klienditeenindus- ja müügijuht. Ostutellimused kinnitati alati kooskõlastatult mõlema osapoolega ja lepingujärgne maksetähtaeg oli 30 päeva. Kauba saabudes kontrolliti kauba vastavust ostuarve ja ostutellimusega.
Antud juhtumi puhul saabus koos viimase ostuarvega e-kirja kaudu hankija ettevõtte kontaktisiku poolt väljastatud teadaanne arveldusarve muutumise kohta ja samuti palve kanda edaspidi kõik ostuarvete tasumised uuele arveldusarvele. Selle kohta vahetati koostööpartneri ja hankija vahel paar kinnitavat e-kirja ja täpsustati veel üle maksete ülekande kuupäevad.
Ostuarve tasuti ära õigeaegselt. Üllatus tekkis, kui koostööpartner saatis meeldetuletuse laekumata arve kohta. Raamatupidamises tehti väljavõte/maksekorraldus antud ostuarve tasumise kohta, mille tulemusel selgus, et arveldusarve, kuhu raha kanti, ei kuulu hankija ettevõttele. Kuna tegemist oli 5-kohalise summaga, siis nii finantsiline kui ka moraalne kahju mõlemale osapoolele oli märkimisväärne.