Eesti Finantsteenuste Agentuur (EFTA) jagas 5. novembril toimunud konverentsil FinantsTreff 2019 oma kogemusi teemal, kuidas avalikus sektoris finantsinfot hästi esitada ja edastada. Meil on hea meel killukesi sellest infost teiega oma blogis jagada.

  juhtimistoolaud vaike


Võtmetingimused heal tasemel finantsinfo koostamiseks

  • Ole uudishimulik ja põhjalike teadmistega finantsjuht või pearaamatupidaja, kes on järjepidevalt orienteeritud veelgi paremate aruannete koostamisele
  • Mõtle strateegiliselt ning loo seosed numbrite ja tegevuste vahel
  • Näita muutuste mõju ja selgita põhjusi
  • Koonda samasisuline info, seosta tabelitega ja kirjelda selgitused olulisuse printsiibist lähtuvalt
  • Too välja olulised kvantitatiivsed näitajad
  • Kirjelda omavalitsusele omased parimad tulemusnäitajad ja visualiseeri julgelt
  • Esita aruanded ka Exceli versioonis, et anda lugejale võimalus seda infot edasi analüüsida
  • Ole aktiivne suhtleja ja räägi numbritest lihtsalt ja loogiliselt
  • Märka suurt pilti ja detailiseeri oluline
  • Kasuta kaasaegseid IT lahendusi

Omavalitsuste finantsinfo on reeglina avalikult kõigile kättesaadav ja leitav omavalitsuste kodulehekülgedelt. Kuidas aga tagada, et avalikud eelarved ja aruanded oleksid ka nende lugejatele lihtsasti arusaadavad ja analüüsitavad?

Alusstruktuur kogu omavalitsuste finantsinfo esitamiseks on lihtne – eelarved ja aruanded. Küll aga on eelarvetes kajastatud numbrite sisulise poole avamiseks oluline pidada tähtsaks täiendavate seletuskirjade koostamist, mis vastaksid erinevate huvigruppide vajadustele, kajastaksid informatiivset numbrilist infot ja oleksid ülevaatlikult visualiseeritud.

 

Huvigruppide määratlemine


Eelarvestamine ja aruandlus on omavalitsuse finantsosakonna kõige töömahukamad protsessid üldse. Osakonna kohustus on eelarve info esitada formaadis, mis võimaldab kasutajatel saada praktilist ja olulist infot täiendava infotöötlemise vajaduseta. Nii võib näiteks omavalitsuse juhtkond säästa oluliselt oma väärtuslikku aega, kui nende lauale jõudev info sisaldab kohe alguses otsuste langetamiseks piisavat informatsiooni.

Selleks, et pakkuda lihtsasti mõistetavaid finantsandmeid, tuleb omavalitsuste spetsialistidel esmalt enda jaoks määratleda huvigrupid ja nende erinevad vajadused. Kaks täiesti erinevat sihtrühma on organisatsiooni välised huvigrupid ja sisesed huvigrupid. Väliste huvigruppidena peame silmas volikogu ja komisjonide liikmeid, omavalitsuse elanikke, avalikkust üldisemalt, teisi omavalitsusi ja vabariigi valitsust. Sisemised sihtgrupid on aga omavalitsuse juhid, ametnikud ja töötajad.

Eelarve ja aruannete esitamise üldstruktuur on sisuliselt sama kõikide huvigruppide jaoks. Oluline erinevus seisneb pakutava info detailsuses, mis kasvab järjes sõltuvalt mida sügavamal siseringis infotarbija paikneb. Mida lähemal on finantsinfo kasutaja juhtivale positsioonile, seda detailsemat infot ta vajab.

 

Seoste loomine eelarve ja seletuskirja vahel


Kuna eelarved ja seletuskirjad on avalik informatsioon, siis on seda esitades oluline tugineda parimatele praktikatele. Eelarve tabelites tuleb kajastada võrdlused eelarve aastate lõikes ja muudatused nii summades kui protsentides. Info selline esitamine võimaldab planeeritud eelarve muutust võrrelda nii eelmise perioodi eelarve kui jooksva perioodi hetke seisuga lähtuvalt finantsarvestuse võrreldavuse printsiibist.

FinantsTreff ettekandeks valmistudes analüüsisin põhjalikult seletuskirjades esitletavat informatsiooni. Olulise tähelepanekuna toon välja, et täna sisaldavad need suures enamuses märkimisväärselt vähe kvantitatiivset infot. Julgen väita, et vaid summaline eelarve ei anna kuigi hästi edasi sisulist infot.

Järgnevalt esitan näite Elva valla põhiselt:

 Tabel19 Elva

Tabel kajastab haridusastuste erinevate perioodide eelarvenäitajaid summeerituna. See on lihtsalt numbriline info ega võimalda teostada analüüsi asutuste lõikes. Pole võimalik teha järeldusi, et kas numbrid on hästi või halvasti planeeritud. Tänu sellele, et Elva eelarve seletuskirjas on eraldi välja toodud ka õpilaste arv haridusasutuste lõikes, võimaldab see minul kuvada sisuliselt sama infot täiesti uuel kvalitatiivsel tasandil andes haridusasutuste eelarvetest hoopis uue ja põhjalikuma arusaamise.

20191114 ELVA linn hariduskulud


Juuresolevalt pildilt on lihtne märgata eelarves toimunud rahalisi muutusi, samuti on täiesti uues kuues haridusasutuste kulu õpilase kohta kuus. Väga ilmekalt joonistub välja, et mida suurema õpilaste arvuga kool seda väiksem kulu õpilase kohta. Selline info esitamine võimaldab piirkonnas elaval kogukonnal paremini tajuda laste koolitamisega seotud kulusid erinevates õppeasutustes. Mis omakorda aitab lapsevanematel tajuda koolituskulude omaosaluse maksumuse tausta ja suurendab nende arusaamist makse vajalikkusest ja vastutust selle tasumisel.

 

Tuginedes pikaajalisele kogemusele erinevate tulemusnäitajate analüüsimisel, toon välja veel mõningaid arvnäitajaid:

- Kulu volikogu liikme kohta = eelarve / volikogu liikmete arv
- Kulu õpilase kohta = eelarve / õpilaste arv
- Töötasu õpetaja kohta = kooli personali töötasu eelarve / õpetajate arv
- Spordimaja = eelarve / treeningrühmade arv
- Raamatukogu = eelarve / laenutuste arv
- Sotsiaalabi = eelarve / sotsiaalabi vajavate inimeste arv

Aga need on vaid mõned üksikud näited lõputest võimalustest avaldamaks infot, mis võiks tegelikult olla tasakaalukate otsuste vastuvõtmise aluseks.


Omavalitsuse suurus on kindlasti üks olulisi kriteeriume, mida tulemusnäitajate avalikustamisel tuleks kindlasti silmas pidada. Ei ole väga mõeldav, et samasugust avalikustamise detailsust kasutab nii Tartu linn kui Kastre vald. Mida väiksem on omavalitsus, seda lähemal on ta oma kodanikele ja seda detailsemalt võiks info olla avalikustatud. Suurte omavalitsusüksuste vajadus tulemusnäitajate osas tuleneb aga kindlasti juhtimise kõigil tasanditel.

 

Finantsinfo visualiseerimine


Finantsinfo visualiseerimine on suurepärane abivahend info paremaks selgitamiseks, ometigi kasutatakse seda täna veel märkimisväärselt vähe. Erand kinnitamas reeglit, saab tugeva näitena esile tõsta Tartu linna, kes oma eelarvet koduleheküljel väga edukalt visuaalselt esitleb. Eelarvega on võimalik tutvuda lausa interaktiivsel platformil, mida kasutades saab igaüks Tartu linna eelarve andmetega tutvumisel valida välja enda jaoks olulise ning leida seoseid tulude ja kulude vahel. Tutvu lähemalt Tartu linna kodulehel.

 

Kuidas siis ikkagi muuta finantsplaneerimine ja info edastamine efektiivsemaks?

Selleks, et visuaalselt esitatav informatsiooni oleks vajalikus detailsusastmes lihtsasti kättesaadav, peab avaliku sektori finantsjuht tegelema materjali mõistmise, seostamise ja esitlemisega väga põhjalikult kogu eelarve protsessi algusest lõpuni. See omakorda võtab palju aega ja rahalisi vahendeid ning nõuab kõrget kvalifitseeritust.

Et aga ressursse optimeerida, on võimalik osta eelarve ettevalmistus ning haldus teenusekorras sisse oma eriala tõelistelt spetsialistidelt või kasutada selleks spetsiaalselt loodud tarkvara. Üheks selliseks võimaluseks on kasvava populaarsusega pilvepõhine eelarve planeerimise ja täitmise jälgimise lahendus VeeRa.

VeeRa lahendust kasutab praeguseks 33 Eesti omavalitsust, 2100 kasutajat ning selle hallatavate eelarvete maht on üle ühe miljardi euro. Kokkuhoitud töötundide arv – 4500, on märkimisväärne. Omavalitsuste finantsosakonna töötajad saavad tänu sellele hallata lihtsalt ning usaldusväärselt eelarve täitmist, prognoosi ning aruandlust ja suunata oma vabanenud töötunnid efektiivsust toetavatele ja parema info edastamise tegevustele. Vabanenud ajaga saab katta varasemalt tähelepanuta jäänud tegevusi, mis toetavad organisatsiooni toimimist ja usaldusväärtust.

VeeRa on loodud omavalitsuste finantsjuhtimise kogemustele tuginedes, täiendatud finants-, raamatupidamise- ja IT-sektori parimate praktikatega ja tänu sellele on VeeRa äärmiselt kasutajasõbralik ning kergesti omandatav.

Loe VeeRa kohta lähemalt siit.

Koostas: finantsekspert ja vandeaudiitor Ellen Tohvri, Eesti Finantsteenuste Agentuur

 veera icon


Võtke ühendust

Veel teenuseid